Преимущества электронного документооборота

На данный момент прогрессивные технологические новшества позволяют организовать электронный обмен документами практически на каждом предприятии, но в связи с несовершенством законодательства на практике электронные документы выступают пока всего лишь дубликатами бумажных документов.

На данный момент прогрессивные технологические новшества позволяют организовать электронный обмен документами практически на каждом предприятии, но в связи с несовершенством законодательства на практике электронные документы выступают пока всего лишь дубликатами бумажных документов. На данный момент бумажный документооборот необходим для того, чтобы соблюсти конкретные нормы законодательства в различных областях деятельности, в т.ч. и в бухгалтерском учете. Заверенный бумажный документ все еще выступает как основное средство удостоверения определенных фактов.

     Юридическую достоверность электронному документу гарантирует электронно-цифровой подпись, которая представляет из себя механизм, позволяющий доказать, что автор электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, также свидетельствует о том, что в ходе пересылки в документе не были произведены изменения.

     Преимущества работы с электронными документами:

• Легкость и простота внесения изменений в документ;
• Высокая скорость передачи информации и охват одновременно грандиозного количества адресов;
• Применение заготовленных шаблонов;
• Возможность размещать в документе помимо текста еще и мультимедийные данные;
• экономия бумаги;
• Высокая компактность архивов;
• Легкость в поиске и извлечении информации;
• Защита документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации;
• Полный контроль над документооборотом;
• Существенно наименьшие расходы на перестройку документооборота в случае изменения форм отчетности;
• Понижение числа служб, занимающихся работой с документами;

     Внедрение электронных технологий и электронного документооборота актуально особенно в тех случаях, когда:

•  существует территориальная удаленность между субъектами бизнеса;
•  в краткие сроки невозможно найти необходимый документ;
•  бумажный документ утрачен или утерян;
•  большие сроки согласования документов;
•  большие денежные затраты на печать, хранение и пересылку и бумажных документов;

     Для тех, кто решится использовать такую систему электронного документооборота (СЭД) стоит для начала поразмыслить о том, что данная система должна быть внедрена разово и глобально, хотя и с учетом развития на перспективу.

     Чтобы достичь желаемого результата вам следует обратиться к нам, предлагающим готовые комплексные решения, одно из которых будет подобрано и изменено под условия работы вашего предприятия и его внешних контактов.