Что такое электронный документооборот и в чем его преимущества?

Основные задачи внедрения СЭД:эффективное управление документопотоками на предприятии; централизованное хранение документов; усиление контроля исполнения работ по документам и поручениям от руководства подчиненным; повышение продуктивности работы рядовых сотрудников; упрощение процедуры доступа к информации и обеспечения руководящего персонала данными для принятия важных решений; информационная безопасность предприятия.

Основные задачи внедрения СЭД:

• эффективное управление документопотоками на предприятии;
• централизованное хранение документов;
• усиление контроля исполнения работ по документам и поручениям от руководства подчиненным;
• повышение продуктивности работы рядовых сотрудников;
• упрощение процедуры доступа к информации и обеспечения руководящего персонала данными для принятия важных решений;
• информационная безопасность предприятия.

Какие же выгоды получают компании от автоматизации документооборота?

Внедрение СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические.

1. Тактические преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в финансовом выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.

Итак, автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества:

• Физическое освобождение пространства
• Снижение издержек на копирование
• Снижение издержек на доставку информации в бумажном виде
• Снижение издержек на ресурсы: люди и оборудование
• Снижение издержек на бумагу
• Наращивание продуктивности работы: увеличение скорости выполнения работ, общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/ электронными записями (документами, имеющими правовые обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ иным способом.

В качестве исходных данных которые могут быть использованы для расчета соответствующих возвратов, мы будем использовать данные Siemens Business Services (публикация в СМИ ( iBusiness, N4, 2000)

30% времени рабочих групп тратится на согласование и поиски различной информации и документов

6% документов теряются без возможности их дальнейшего восстановления

Подавляющее большинство внутренних документов организаций копируется в среднем до 20 раз (на одной из конференций было установлено что имеет место 3-х кратное снижение затрат на расходные материалы для устройств печати цифровой информации и копировальной техники после внедрения Системы электронного документооборота)

Внедрение СЭД на 20-25% повышает производительность труда сотрудников организации

Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными

Один из примеров расчета возврата от инвестиций в системы электронного документооборота.

Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации СЭД, на этапе концептуальной проработки можно получить на некоторых теоретических расчетах. Получение более точных цифр требует проведения комплексного обследования организации и тестирования модели СЭД на одном из структурных подразделений.

Для того, чтобы представить возможный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии:

«Среднестатистический» сотрудник выполняет в день около 10 операций по поиску различных документов

Поиск каждого документа занимает в среднем 2 минуты

В 10% ситуаций сотрудник не находит нужный документ

В случае, если документ не был найден сразу на его розыск тратится 2 дополнительные минуты

Если документ в конечном итоге документ так и не был найден, сотрудник переключается на выполнение другой работы

Среднестатистическая годовая зарплата сотрудника составляет $12.000 в год ($1.000 в месяц)

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%

Расчет экономии после внедрения СЭД:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $24.000

Итог: если внедрить СЭД, то получается $1.100 экономии в год в расчете на одного сотрудника.

Если в Вашей компании работает 100 сотрудников, и все они используют в работе возможности СЭД, то Вы экономите $110.000 в год.

2. К стратегическим преимуществам внедрения СЭД необходимо отнести те преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.

Итак, внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

Возможность совместной работы над документами и задачами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

Существенное увеличение скорости поиска и выборки документов (по всевозможным атрибутам);

Повышение уровня информационной безопасности за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна. При этом каждый из пользователей СЭД имеет строго ограниченные права доступа к информации;

Повышение уровня сохранности документов и удобства их хранения. Все документы хранятся в электронном виде на сетевом сервере;

Улучшение контроля за исполнением документов.

Главным результатом внедрения и использования системы электронного документооборота является наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом.

После внедрения СЭД менеджмент предприятия получает серьезный и эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.